如何利用Track的文字变化来有效合作

商业内幕 · 企业 · 04月22日
内容显示:
  • 英文
  • 中文
  • 中英对照

微软 Word的Track更改功能使合作编辑文档变得容易。

Jose Luis Pelaez公司/ Getty Images

Track更改是微软 Word内置的一个功能,可以跟踪对文档进行的所有编辑,并让您发表评论。打开Track更改时,您所做的编辑会被高亮显示,以不同的颜色或样式出现,以将其与原始文本分离开来。

这对于具有多个作者或编辑的文档特别有用,这些作者或编辑可以审查和批准(或拒绝)彼此的更改。

如何开启微软词的Track变化

要打开Track更改,单击" Review "选项卡,然后单击" Track更改"上方的图标。要关闭Track更改,只需再次单击该图标。您还可以单击" Track更改"菜单箭头,然后单击列表中的" Track更改" ,来切换Track更改。

Track的更改可以在" Review "选项卡中切换。

Christy Montelli / Insider

当Track更改打开时,您只需输入或编辑文档中的更改即可。更改的格式将与文档的其余部分不同,并将在空白处包含一个标记,以表示已更改。

例如,如果您删除了一个带有Track更改的段落,您删除的段落将保持可见性,但将以红色字体出现,并附带标记,这样您就不会将其与剩余的文本混淆。

您编辑或删除的文本将以与文档其余部分不同的颜色和格式出现。

Christy Montelli / Insider

如何制作和删除Track更改注释

要在文档中发表评论而不添加到文本中,请使用鼠标突出显示您想要评论的文本,然后单击" Review "选项卡中的" New Comment " 。文档的边缘将出现一个气泡,其中包含您的名字和分配给您的颜色。一旦出现评论气泡,键入您的评论。

要回复评论,只需点击你想回复的评论上的"回复" ,然后键入你的回复。当你完成评论时,你可以点击评论气泡之外的任何地方。

文档中的每个评论都将是相同的颜色,允许您区分自己的评论和其他人的评论。

Christy Montelli / Insider

删除评论有两种方法。 搭扣你想删除的评论。如果你想暂时将评论保留在文档中,但想表明它已经被处理,请点击评论气泡中的" Resolution " 。评论仍将在文档的边缘可见,但现在将显示为灰色,将其与其他评论区分开来。

如果您想完全删除注释,在文档中没有留下任何注释,请单击注释,然后单击" review "选项卡中" delete "上面的图标。它位于" new comment "图标旁边。

当一个注释被解决后,它就会看起来有点灰白。

Christy Montelli / Insider

如何接受或拒绝更改

在对文档进行更改后,您可以接受或拒绝更改。要这样做,右键单击更改的文档部分。在出现的菜单中,单击"接受"(如果您想保留更改),或者单击"拒绝"(如果您想拒绝更改)。

这一部分的外观可能会根据您的选择而改变,但一旦您完成工作并关闭Track更改,它将与文档的其余部分保持一致。

您可以通过右键单击它并选择菜单中出现的首选选项来接受或拒绝更改。

Christy Montelli / Insider

如何隐藏所有更改和评论

您可以通过调整标记选项来控制所看到的更改和注释。

在" Review "选项卡中,在" Track更改"旁边,有一个下拉菜单,其中有四个选项,显示对文档所做的不同级别的更改。

  • " All Markup "将显示自启用Track更改以来所做的所有更改和评论。
  • "简单标记"将显示更改和评注的简化版本,以文档边框中的注释表示,而不是可见格式。
  • "无标记"将隐藏所有更改标记和评论 s但保留更改。
  • " Original "将显示最初出现在Track更改打开之前的文件。

标记选项允许您查看所有更改、简化更改、不更改或文档的原始格式。

Christy Montelli / Insider

您还可以通过单击" Show Markup "自定义所看到的更改的类型。这将打开一个菜单,菜单上有各种选项旁边的复选框。如果选中了一个选项,它将包含在标记中。要检查或取消选中一个选项,只需单击它。

这允许您自定义哪些更改是您可以看到的,包括特定用户的注释和注释气泡(或列表中称为"气球")的视觉外观。

" Show Markup "菜单允许您自定义所看到的更改。

Christy Montelli / Insider

如何使用评审窗格

如果您想按顺序检查对文档的所有更改,可以使用Review Panel进行检查。在Track更改按钮旁边,单击" Review Panel " 。如果您希望窗格出现在屏幕的一侧,请单击" 弘浩国际控股 "选项;如果您喜欢在屏幕底部,请单击"水平"选项。

无论您的偏好如何,评审窗格都会出现,其中包含对文档的所有更改和评论。更改的总数也会出现在评审窗格的顶部。要关闭评审窗格,只需再次单击"评审窗格"即可。

Review窗格向您展示了对文档所做的所有更改和注释,因此您可以依次滚动它们。

Christy Montelli / Insider

相关条目

TECH如何使用协作"建议"工具在Google文档中"跟踪变化"并做出评论

TECH如何使用微软 Word中的find和replace快速编辑文档

TECH 15 微软单词提示和技巧将帮助任何用户更有效地工作

TECH如何通过软件插件或桌面应用程序向微软 Word添加语法和编辑文档

关注西梅公众号